Je kassa en je webshop koppelen: één voorraad, geen verrassingen

Je hebt een winkel en sinds kort ook een webshop. Dezelfde rekken, dezelfde stuks. Tot iemand online het laatste exemplaar bestelt dat een halfuur eerder over de toonbank ging. Je belt de klant op om te zeggen dat het toch niet lukt, en je weet: dit gaat nog gebeuren.

Het probleem is zelden de webshop. Het is dat je dezelfde voorraad op twee plaatsen bijhoudt, en dat die twee plaatsen niet met elkaar praten.

Wat een koppeling concreet doet

Een koppeling tussen je kassa en je webshop is geen groot project. Het is een afspraak tussen twee systemen die dag en nacht loopt:

• Verkoop je iets in de winkel, dan gaat het meteen van je onlinevoorraad af.
• Komt er een bestelling binnen, dan ziet je kassa dat stuk ook verdwijnen.
• Boek je een levering in, dan staan de nieuwe stuks binnen de minuut online.
• Retours en annulaties zetten de voorraad weer terug, zonder dat je iets moet onthouden.
• Prijzen en promoties komen uit één plek, zodat de winkel en de webshop nooit iets anders zeggen.

Het resultaat is saai, en dat is precies de bedoeling: je telt nog maar één keer.

Beslis eerst welk systeem de baas is

Voor de techniek begint, moet er één vraag beantwoord zijn: welk systeem is leidend voor welk gegeven?

Bij de meeste winkels is dat de kassa, want daar gebeurt het grootste deel van de verkoop en daar komen de leveringen binnen. De webshop volgt dan. Bij andere zaken, zeker als het grootste deel online gebeurt, is het net omgekeerd.

Er is geen fout antwoord, er is enkel een onduidelijk antwoord. Blijft het onduidelijk, dan krijg je twee versies van de waarheid en lost geen enkele koppeling dat op. Dezelfde regel geldt trouwens zodra je ook op marktplaatsen verkoopt, daarover schreef ik eerder in verkopen op meerdere kanalen zonder dubbel werk.

Waar het in de praktijk misloopt

Drie dingen zorgen voor negen van de tien problemen.

Je artikelcodes komen niet overeen. In de kassa heet het 1204, online heet het blouse-wit-m. Zolang er geen eenduidige code per stuk is, weet geen enkel systeem waarover je het hebt. Dit is het vervelendste deel van zo'n traject, en ook het belangrijkste. Het is handwerk, en het loont de moeite om het één keer goed te doen.

Varianten worden als één product geteld. Een trui in vier maten en drie kleuren is twaalf voorraden, geen één. Kassasystemen gaan daar soms losjes mee om, webshops bijna nooit. Die twee moeten op dezelfde manier tellen.

De kassa heeft geen bruikbare API. Sommige systemen laten alles toe, andere geven je enkel een export om middernacht. Dat laatste kan werken voor een zaak met veel stuks per artikel, maar niet voor wie unieke stuks verkoopt. Daarom kijk ik altijd eerst wat je kassa precies toelaat, voor er iets beloofd wordt.

Live of één keer per nacht?

Niet elke winkel heeft een koppeling in realtime nodig. De vraag is eenvoudig: hoeveel stuks heb je gemiddeld per artikel?

Verkoop je twintig dezelfde potten verf, dan is een update om het uur ruim voldoende. Verkoop je kleding of tweedehands, waar elk stuk uniek is, dan moet het meteen gebeuren, anders verkoop je toch nog iets dat weg is. Live koppelen kost wat meer werk aan de opzet, maar het scheelt je elke week telefoontjes die je liever niet voert.

Vanaf wanneer loont het?

Een eenvoudige rekensom. Tel samen hoeveel tijd per week gaat naar voorraad overtypen, nakijken welke telling klopt en klanten verwittigen dat iets toch niet meer op stock is. Zit je boven de twee uur, dan verdient een koppeling zichzelf meestal binnen het jaar terug.

En dan reken je de ergernis nog niet mee. Een klant die online iets koopt dat niet meer bestaat, komt niet snel terug. Die kost is niet zichtbaar in je boekhouding, maar hij is er wel.

Bij Maison Sharon draait precies dat sinds dit jaar: een webshop en een kassasysteem op maat, met voorraadupdates die vanzelf lopen. De winkel in Waregem en de webshop tellen samen, niet apart.

Hoe we dat aanpakken

Ik begin nooit met bouwen. Eerst kijk ik wat je kassa toelaat, hoe je artikels genummerd zijn en waar de verkoop echt vandaan komt. Daarna weet je wat haalbaar is, wat het kost en wat het je oplevert. Soms is het antwoord dat je kassa eerst moet veranderen, en dan zeg ik dat ook.

Verkoop je in je winkel en online, en ben je het dubbel tellen beu? Lees wat er bij een webshop laten maken komt kijken, of plan meteen een gesprek, dan kijken we samen of een koppeling bij jou zinvol is.